Conditions préalables
Avant de créer la première facture, vous avez besoin :
- d’un tarif
- de détails de paiement et de facturation complets
- d’un locataire dans l’appartement du compteur
- d’au moins deux relevés : la valeur de départ et un nouvel index
Créer une facture individuelle
- Ouvrez le compteur et saisissez le nouvel index.
- Cliquez sur Enregistrer et créer la facture ou, pour un relevé existant, sur Créer une facture.
- Si vous souhaitez facturer des lignes supplémentaires, par exemple une indemnité pour frais administratifs, choisissez Enregistrer et ajouter des lignes. Jusqu’à 8 lignes supplémentaires sont possibles par facture.
SchäferStrom remplit automatiquement la facture :
- numéro de facture continu dans l’espace de travail et date de facture
- destinataire avec la civilité dans la langue de facture du locataire
- période de facturation du lendemain du dernier relevé jusqu’à la date de relevé
- consommation au tarif actuel (tarif unique ou HT et NT)
- en vZEV, l’électricité solaire au tarif solaire
- frais mensuels multipliés par le nombre de mois
- délai de paiement, TVA et section paiement QR selon vos réglages
Les montants sont arrondis à 5 centimes par ligne.
Facturation groupée
Si vous avez saisi de nouveaux index pour plusieurs compteurs, vous les facturez en une seule fois.
- Ouvrez Factures et cliquez sur Facturation groupée. Le chiffre dans le bouton indique combien de relevés n’ont pas encore été facturés.
- Vérifiez la liste avec le compteur, l’appartement, le locataire, la période et la consommation. En vZEV, vous saisissez ici l’électricité solaire en kWh.
- Sélectionnez les lignes souhaitées et cliquez sur Créer les factures.
Liste des factures
Sous Factures, vous voyez toutes les factures de la propriété, la plus récente en haut. Le champ de recherche vous permet de trouver des factures par numéro, locataire ou adresse.
En cliquant sur une ligne, vous voyez les notes de crédit et paiements liés. Le menu d’une ligne vous permet de voir, télécharger, imprimer ou modifier la facture, de changer son statut, de créer une note de crédit ou d’archiver la facture.
Si vous sélectionnez plusieurs factures, vous pouvez les télécharger sous forme de fichier ZIP avec Télécharger la sélection ou leur attribuer ensemble un nouveau statut avec Modifier.
Statut d’une facture
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente, En cours de traitement | Le PDF est en cours de création. Cela ne prend généralement que quelques secondes. |
| Erreur | Le PDF n’a pas pu être créé. Contactez-nous si l’erreur persiste. |
| Impayée | La facture est créée et pas encore payée. |
| En retard | Défini par vous lorsque le délai de paiement est dépassé. |
| Partiellement payée | Une partie du montant a été reçue. |
| Payée | Le montant a été reçu en totalité. |
| Trop-perçu | Le montant payé dépasse le montant dû. |
Vous définissez vous-même les statuts Impayée, En retard et Payée via Changer le statut. Les statuts Partiellement payée, Payée et Trop-perçu découlent automatiquement des paiements importés et des notes de crédit. Vous ne pouvez pas modifier manuellement le statut de ces factures.
Modifier une facture
Avec Modifier la facture, vous corrigez l’adresse, le numéro de compteur, la date de facture, la période de facturation, l’appartement, les consommations, les frais et les positions. Après l’enregistrement, le PDF est recréé.
Si une facture a déjà été envoyée, une note de crédit est généralement la solution la plus propre plutôt qu’une modification après coup.
Rappels de factures en retard
SchäferStrom vous rappelle par e-mail les factures ouvertes. Les locataires ne reçoivent pas de rappels automatiques.
- Sont prises en compte les factures au statut Impayée, En retard ou Partiellement payée dont le délai de paiement est dépassé.
- Le rappel arrive 7, 14 et 30 jours après l’échéance, soit au maximum trois fois par facture.
- L’e-mail liste toutes les factures en retard, regroupées par propriété, avec la date d’échéance et le montant ouvert.
- L’envoi a lieu du lundi au samedi à 14 h. Si une étape tombe un dimanche, l’e-mail arrive le lundi.
- L’e-mail est envoyé au propriétaire de l’espace de travail.
Vous pouvez désactiver les rappels sous Compte > Notifications > Factures en retard.
Archiver et supprimer
- Archiver la facture déplace la facture dans les archives. Avec Afficher les archives, vous la retrouvez et pouvez la restaurer avec Restaurer depuis les archives.
- Les factures archivées restent consultables pendant au moins 10 ans, comme la loi l’exige.
- Vous ne pouvez pas archiver les factures pour lesquelles de l’argent a déjà été reçu.
- Supprimer définitivement retire de manière irréversible une facture archivée avec son PDF. Cela n’est possible que lorsqu’aucune note de crédit ni aucun paiement n’y est plus lié. Vous êtes ensuite vous-même responsable de la conservation.
Exports
Avec Exporter en CSV, vous téléchargez une liste de toutes les factures actuelles, par exemple pour Excel. Le chapitre Comptabilité et exports explique comment transférer les factures dans votre comptabilité.