Requisiti
Prima di creare la prima fattura ti servono:
- una tariffa
- dettagli di pagamento e fattura completi
- un inquilino nell’appartamento del contatore
- almeno due letture: il valore iniziale e un nuovo valore
Creare una singola fattura
- Apri il contatore e registra il nuovo valore.
- Clicca su Salva e crea fattura oppure, per una lettura esistente, su Crea fattura.
- Se vuoi fatturare voci aggiuntive, ad esempio un’indennità per spese amministrative, scegli Salva e aggiungi voci. Per ogni fattura sono possibili fino a 8 voci aggiuntive.
SchäferStrom compila automaticamente la fattura:
- numero di fattura progressivo nello spazio di lavoro e data della fattura
- destinatario con saluto nella lingua della fattura dell’inquilino
- periodo di fatturazione dal giorno successivo all’ultima lettura fino alla data di lettura
- consumo alla tariffa attuale (tariffa singola oppure HT e NT)
- nel caso del vZEV, l’energia solare alla tariffa solare
- costi mensili moltiplicati per il numero di mesi
- termine di pagamento, IVA e sezione di pagamento QR secondo le tue impostazioni
Gli importi vengono arrotondati a 5 centesimi per ogni riga.
Fatturazione collettiva
Se hai registrato nuove letture per più contatori, le conteggi in un solo passaggio.
- Apri Fatture e clicca su Fatturazione collettiva. Il numero nel pulsante indica quante letture non sono ancora state fatturate.
- Verifica l’elenco con contatore, appartamento, inquilino, periodo e consumo. Nel caso del vZEV inserisci qui l’energia solare in kWh.
- Seleziona le righe desiderate e clicca su Crea fatture.
Elenco delle fatture
In Fatture vedi tutte le fatture della proprietà, la più recente in alto. Tramite il campo di ricerca trovi le fatture per numero, inquilino o indirizzo.
Cliccando su una riga vedi le note di credito e i pagamenti collegati. Dal menu di una riga puoi visualizzare, scaricare, stampare o modificare la fattura, cambiarne lo stato, creare una nota di credito o archiviarla.
Se selezioni più fatture, puoi scaricarle come file ZIP con Scarica la selezione oppure assegnare loro insieme un nuovo stato con Modifica.
Stato di una fattura
| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa, In elaborazione | Il PDF è in fase di creazione. Di solito richiede solo pochi secondi. |
| Errore | Non è stato possibile creare il PDF. Contattaci se l’errore persiste. |
| Non pagata | La fattura è stata creata e non è ancora pagata. |
| In ritardo | Impostato da te quando il termine di pagamento è scaduto. |
| Parzialmente pagata | È stata ricevuta una parte dell’importo. |
| Pagata | L’importo è stato ricevuto per intero. |
| Sovrapagata | È stato pagato più del dovuto. |
Gli stati Non pagata, In ritardo e Pagata li imposti tu tramite Cambia stato. Parzialmente pagata, Pagata e Sovrapagata risultano automaticamente dai pagamenti importati e dalle note di credito. Queste fatture non puoi modificarle manualmente.
Modificare una fattura
Con Modifica fattura correggi indirizzo, numero del contatore, data della fattura, periodo di fatturazione, appartamento, consumi, costi e voci. Dopo il salvataggio il PDF viene ricreato.
Se una fattura è già stata inviata, una nota di credito è di solito la soluzione più pulita rispetto a una modifica successiva.
Promemoria per fatture in ritardo
SchäferStrom ricorda a te via e-mail le fatture aperte. Gli inquilini non ricevono solleciti automatici.
- Vengono considerate le fatture con stato Non pagata, In ritardo o Parzialmente pagata il cui termine di pagamento è scaduto.
- Il promemoria arriva 7, 14 e 30 giorni dopo la scadenza, quindi al massimo tre volte per fattura.
- L’e-mail elenca tutte le fatture in ritardo, raggruppate per proprietà, con data di scadenza e importo aperto.
- L’invio avviene dal lunedì al sabato alle 14. Se una soglia viene raggiunta di domenica, l’e-mail arriva il lunedì.
- L’e-mail viene inviata al proprietario dello spazio di lavoro.
Puoi disattivare i promemoria in Account > Notifiche > Fatture in ritardo.
Archiviare ed eliminare
- Archivia fattura sposta la fattura nell’archivio. Con Mostra archivio la ritrovi e puoi ripristinarla con Ripristina dall’archivio.
- Le fatture archiviate restano consultabili per almeno 10 anni, come richiede la legge.
- Non puoi archiviare fatture per le quali è già stato ricevuto denaro.
- Elimina definitivamente rimuove in modo irreversibile una fattura archiviata insieme al PDF. È possibile solo se non vi sono più note di credito o pagamenti collegati. La conservazione è poi sotto la tua responsabilità.
Esportazioni
Con Esporta come CSV scarichi un elenco di tutte le fatture correnti, ad esempio per Excel. Come trasferire le fatture nella tua contabilità lo spiega il capitolo Contabilità ed esportazioni.